Bạn đang phân vân giữa việc tự làm sổ sách, thuế, hóa đơn hay thuê ngoài cho shop của mình? Đội ngũ bên mình đã gặp không ít chủ hộ kinh doanh và cửa hàng nhỏ phải trả giá vì chọn nhầm dịch vụ ngay từ những ngày đầu. Vậy top 7 điều cần biết về dịch vụ doanh nghiệp là gì? Nói ngắn gọn, đó là những gói hỗ trợ như pháp lý, kế toán, thuế, thiết kế, marketing hay vận hành do một bên thứ ba đảm nhận. Nhờ vậy, bạn có thêm thời gian để tập trung vào bán hàng và chăm sóc khách.
Chọn đúng dịch vụ giúp tiết kiệm chi phí và hạn chế rủi ro pháp lý. Chọn sai thì số tiền đã bỏ ra thường rất khó thu hồi. Bài viết này dành cho hộ kinh doanh, sinh viên khởi nghiệp và các chủ shop đồ cũ đang cân nhắc có nên thuê ngoài hay không. Chúng tôi sẽ đi qua từng điểm, kèm theo những kinh nghiệm thực tế mà đội ngũ tích lũy khi làm việc với nhiều khách hàng khác nhau.
Trước hết, hãy xác định rõ mình thật sự cần gì
Đây là bước hay bị bỏ qua nhất. Nhiều người nghe bạn bè giới thiệu gói trọn gói rồi ký luôn, sau đó mới nhận ra mình chỉ cần làm hóa đơn mỗi tháng. Bạn nên liệt kê toàn bộ công việc theo chu kỳ: đăng ký kinh doanh, kê khai thuế, hóa đơn đầu ra, website, quảng cáo.
Việc nào lặp lại đều đặn thì nên cân nhắc thuê ngoài. Còn việc thỉnh thoảng mới phát sinh thì có thể tự xử lý. Chúng tôi thường khuyên khách hàng ngồi lại tính toán thật sự một lần, vì chính bước này giúp bạn tránh trả tiền cho những thứ không cần thiết.
Nhu cầu của một shop vừa mở khác hẳn với một cửa hàng đã có chục nhân viên. Vì vậy, hãy rà soát lại danh sách này khoảng sáu tháng một lần để kịp điều chỉnh.
Giấy tờ pháp lý của bên cung cấp có đầy đủ không?
Trước khi ký bất cứ thứ gì, hãy yêu cầu xem giấy đăng ký kinh doanh và mã số thuế của đơn vị cung cấp. Nghe thì đơn giản, nhưng có không ít đơn vị không có tư cách pháp nhân rõ ràng và chỉ hoạt động qua mạng xã hội.
Với dịch vụ kế toán hay thuế, bạn nên hỏi thêm về chứng chỉ hành nghề phù hợp. Phần này liên quan trực tiếp đến số liệu báo cáo gửi cơ quan thuế, nên sai sót ở đây có thể kéo theo hậu quả khá nặng. Điều kiện cấp phép cụ thể cũng có thể thay đổi theo quy định từng thời kỳ, vì vậy bạn nên đối chiếu với cơ quan nhà nước có thẩm quyền thay vì chỉ tin lời người tư vấn.
Đọc kỹ bảng giá, đừng chỉ nhìn con số thấp nhất
Mức giá rẻ nhất trên báo giá thường chưa phải là chi phí thực tế bạn phải trả. Hãy hỏi rõ phí đã bao gồm những gì, phí phát sinh được tính ra sao và có giới hạn số lần chỉnh sửa hay không.
Khi so sánh các gói, bạn nên đặt chúng cạnh nhau và tự tính tổng chi phí trong ba đến sáu tháng, đừng chỉ nhìn phí hàng tháng. Có những gói trọn gói nghe thì đắt, nhưng nếu bạn hay phát sinh việc đột xuất, tổng chi phí cuối tháng lại thấp hơn so với thanh toán lẻ từng lần. Ngược lại, nếu công việc ít và ổn định, một gói cơ bản thường hợp lý hơn. Giá thị trường biến động liên tục, nên đừng tin vào một con số cố định mà không kiểm tra lại.
Kinh nghiệm có phù hợp với ngành hàng của bạn không?
Một đơn vị làm rất tốt cho công ty xây dựng chưa chắc đã hiểu cách vận hành của một shop bán đồ cũ. Hãy ưu tiên bên đã từng làm đúng ngành của bạn, vì họ biết chứng từ nào hay bị thiếu và loại hóa đơn nào cần để ý. Đây là chi tiết nhỏ nhưng ảnh hưởng khá lớn đến vận hành hằng ngày.
Bạn cũng nên xin tham khảo ý kiến từ hai đến ba khách hàng có quy mô tương tự để hỏi trực tiếp về trải nghiệm thực tế. Đánh giá trên mạng có ích, nhưng chúng dễ bị tác động bởi nhiều yếu tố, nên đừng chỉ dựa vào đó để quyết định.
Cam kết về thời gian và trách nhiệm cần được ghi thành văn bản
Bạn sẽ gặp khá nhiều đơn vị hứa rất ngọt khi tư vấn, nhưng đến lúc có sai sót thì lại khó tìm người chịu trách nhiệm. Vì vậy, hãy yêu cầu ghi rõ những nội dung sau trong hợp đồng:
- Thời hạn xử lý từng loại hồ sơ
- Thời gian phản hồi khi bạn cần hỏi gấp
- Người phụ trách cụ thể và cách liên hệ
- Mức trách nhiệm khi có sai sót
Một điều khoản rõ ràng về sai sót không chỉ bảo vệ bạn khi có chuyện xảy ra, mà còn buộc hai bên phải làm việc nghiêm túc ngay từ đầu.
Dữ liệu bán hàng của bạn đang nằm ở đâu?
Hóa đơn, dữ liệu khách hàng và số liệu bán hàng đều là tài sản của bạn. Khi giao những thứ này cho bên ngoài, hãy hỏi họ lưu trữ ở đâu, ai được quyền truy cập và điều khoản bảo mật ra sao.
Ngoài ra, cũng cần hỏi về quyền chấm dứt hợp đồng và cách lấy lại dữ liệu nếu một ngày bạn muốn đổi đối tác. Mức độ bảo mật thực tế khó đánh giá từ bên ngoài, nên hãy hỏi trực tiếp và yêu cầu cam kết bằng văn bản.
Khi shop lớn lên, đối tác hiện tại có còn theo kịp không?
Một shop nhỏ hôm nay có thể trở thành chuỗi vài cửa hàng chỉ sau hai năm. Khi đó, nhà cung cấp quá nhỏ sẽ nhanh chóng trở thành điểm nghẽn. Hãy chọn đối tác có gói nâng cấp rõ ràng, và tránh tình trạng bị khóa dữ liệu, tức là muốn chuyển sang nơi khác mà không mang được sổ sách đi theo.
Những thắc mắc người mới hay hỏi
Hộ kinh doanh nhỏ có cần thuê dịch vụ doanh nghiệp không?
Không bắt buộc. Nếu doanh thu còn thấp và giao dịch đơn giản, bạn hoàn toàn có thể tự làm sổ sách cơ bản. Khi bắt đầu thấy mất quá nhiều thời gian cho thuế và hóa đơn, đó là lúc nên cân nhắc thuê ngoài.
Chi phí dịch vụ kế toán cho shop nhỏ khoảng bao nhiêu?
Mức phí phụ thuộc vào quy mô, số lượng giao dịch và phạm vi công việc. Bạn nên xin báo giá từ vài đơn vị để so sánh, thay vì tin vào một con số chung chung.
Làm sao biết bên cung cấp dịch vụ có uy tín?
Hãy kiểm tra giấy tờ pháp lý, xin tham khảo khách hàng cùng ngành và xem họ có sẵn sàng ghi cam kết bằng văn bản hay không. Đơn vị né tránh việc này thường là dấu hiệu bạn cần cẩn trọng.
Có nên tự làm thuế để tiết kiệm không?
Tự làm giúp giảm chi phí trước mắt, nhưng nếu nhầm lẫn thì có thể phải chịu thêm tiền phạt và mất thời gian sửa lỗi. Bạn nên cân nhắc giữa tiết kiệm tiền và tiết kiệm công sức.
Khi nào nên đổi nhà cung cấp dịch vụ?
Khi họ không còn đáp ứng được quy mô, phản hồi chậm kéo dài hoặc chi phí phát sinh vượt xa thỏa thuận ban đầu. Trước khi chuyển đổi, hãy đảm bảo bạn đã lấy đầy đủ dữ liệu và chứng từ. Nếu muốn hiểu thêm về cách vận hành một shop nhỏ, bạn có thể tham khảo kinh nghiệm thực tế về dịch vụ doanh nghiệp cho người mới.
Nếu phải chọn một điều quan trọng nhất, thì đó là đừng vội ký. Dành thời gian đọc kỹ hợp đồng, hỏi những câu khó và so sánh vài lựa chọn trước khi quyết định. Đội ngũ bên mình từng thấy nhiều chủ shop tiết kiệm được cả tiền lẫn đau đầu chỉ nhờ bước chuẩn bị này. Khi tìm hiểu thêm về tiêu dùng thông minh, bạn cũng có thể tham khảo các nguồn thông tin đời sống hữu ích tại inetlogger.com.