Quản lý bán hàng là công việc hết sức quan trọng, đòi hỏi phải có kinh nghiệm và giải pháp tốt. Từ đó mới có thể quản lý toàn diện công tác bán hàng một cách chính xác và nhanh chóng. Quản lý bán hàng bằng Excel hay phần mềm chuyên dụng đều có sự hiệu quả. Mỗi phần mềm lại tích hợp những tính năng riêng, mang đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn phù hợp với nhu cầu. Vậy trong hai giải pháp nói trên, giải pháp nào mang đến chất lượng tối ưu nhất? Hãy cùng chúng tôi đánh giá chi tiết về ưu nhược điểm giữa chúng để có cái nhìn tổng thể nhất. Giúp quý vị lựa chọn giải pháp hoàn hảo nhất cho mình trong kinh doanh bán hàng.
Quản lý bán hàng là gì?
Quản lý bán hàng là một trong những hoạt động không thể thiếu trong kinh doanh bán hàng. Là hoạt động quản trị của cá nhân, nhóm người thuộc trong lĩnh vực bán hàng. Hoặc là những người hỗ trợ cho lực lượng bán hàng trực tiếp. Nhằm cung cấp sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược và nguồn lực. Quản lý đóng vai trò phân phối hàng hóa theo mục tiêu đề ra. Hướng đến việc tối ưu hiển diện của hàng hóa và dịch vụ với chi phí phải chăng. Đạt được hiệu quả tối đa và mục tiêu marketing ngắn hạn cũng như dài hạn.
Quản lý bán hàng bao gồm các hoạt động đa dạng trong hệ thống doanh nghiệp. Từ lên kế hoạch phân phối hàng, quản lý bán hàng, quản lý sản phẩm, quản lý nhân viên… Cho đến việc lập báo cáo, đo lường, đánh giá hiệu suất bán hàng qua từng tháng…
So sánh ưu nhược điểm của Excel và phần mềm quản lý chuyên dụng
Đánh giá ưu nhược điểm khi quản lý bán hàng bằng Excel
Quản lý bán hàng bằng Excel là hoạt động sử dụng phần mềm Excel trong quản lý. Thực hiện các nghiệp vụ bán hàng như báo giá, đơn hàng, thống kê doanh số… file Excel quản lý bán hàng sở hữu những ưu và nhược điểm cơ bản sau:
Về ưu điểm của Excel
- Có thể nói, từ xưa đến nay, Excel luôn là phần mềm phổ biến, được sử dụng rất rộng rãi. Công cụ này có thể được cài đặt dễ dàng hoàn toàn miễn phí. Và các mẫu file quản lý bán hàng Excel bạn có thể dã dàng tìm thấy trên internet.
- Excel rất dễ dàng sử dụng, kể cả những người mới bắt đầu làm quen cũng sử dụng thành thạo. Chỉ cần một vài thao tác thực hành đơn giản là đã có thể sử dụng. Các thao tác trên Excel được sắp xếp một cách thuận tiện nhất đối với người dùng.
- Công cụ cung cấp các bảng tính hỗ trợ tính toán dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Thiết kế với hệ thống cột và hàng, giúp cho việc phân loại, tìm kiếm dữ liệu dễ dàng. Mọi dữ liệu bán hàng của bạn sẽ được lưu trữ trên các file riêng. Bất cứ lúc nào người dùng cũng có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình bán hàng.
Về nhược điểm của Excel
Quản lý bán hàng bằng Excel cũng tồn tại không ít những hạn chế trong quá trình sử dụng. Đơn cử như những nhược điểm sau:
- Người dùng phải nhập dữ liệu bằng tay nên dễ nhầm lẫn, sai số, gây chênh lệch ở kết quả
- Khó khăn khi lên các báo cáo chi tiết.
- Độ bảo mật của Excel không cao, thông tin bán hàng có thể bị đánh cắp dễ dàng.
- Công cụ Excel trong quá trình sử dụng có thể phát sinh chi phí để nâng cấp. Những trường hợp hỏng máy, lỗi win dữ liệu sẽ bị xóa sạch.
- Quản lý bán hàng bằng Excel chỉ phù hợp với quy mô kinh doanh gia đình
- Hạn chế kết nối với các thiết bị khác (máy tính tiền, máy in hóa đơn,…)
- Excel không có chức năng phân quyền, ai cũng có thể chỉnh sửa hay xóa dữ liệu
- Dữ liệu được lưu trữ ở từng file riêng nên bị phân tán, khó quản lý tập trung
- Không tích hợp các chức năng bán hàng nâng cao, phải tự lập thống kê, báo cáo
- Phần mềm Excel không thể quản lý từ xa
- Người dùng cũng không nhận được sự hỗ trợ khi gặp sự cố…
Đánh giá ưu nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng
Ngoài quản lý bán hàng bằng Excel, ngày nay, sự ra đời và phát triển của các phần mềm quản lý rất đa dạng. Vượt mặt cả Excel với lượng người dùng đông đảo.
Ưu điểm
- Phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng quản lý hiệu quả đơn hàng và chăm sóc khách hàng. Giúp tiết kiệm được tối đa mọi chi phí vận hành cửa hàng, sử dụng nguồn lực.
- Phần mềm với tính năng thông minh, giúp quản lý hệ thống cửa hàng dễ dàng. Công tác quản lý gia tăng độ chính xác cao, tiết kiệm thời gian.
- Giao diện rất thân thiện và rất dễ sử dụng, tính bảo mật cao, dễ cài đặt
- Báo cáo số lượng hàng hóa chính xác, nhanh chóng
- Có thể tra cứu thông tin trên phần mềm hoàn toàn dễ dàng
- Sử dụng phù hợp cho cả cửa hàng nhỏ lẻ và chuỗi cửa hàng lớn
- Báo cáo chính xác các mặt hàng bán chạy, mặt hàng còn tồn
- Chức năng phân quyền cho nhân viên của từng bộ phận dễ dàng
- Phần mềm hỗ trợ thống kê nhanh chóng lượng tiền tương ứng
- Hỗ trợ đã nền tảng, đa thiết bị
- Khả năng tự động lưu lại mọi thông tin đầy đủ ngay cả khi xảy sự cố
- Phần mềm chuyên dụng có thể kết nối với nhiều thiết bị khác phục vụ tốt cho kinh doanh online và offline
- Không giới hạn về dung lượng dữ liệu, tốc độ xử lý nhanh kể cả lượng hàng lớn
- Khả năng lưu trữ lịch sử mua bán hàng hóa để dễ dàng đối chiếu khi đổi trả
- Lưu trữ thông tin khách hàng, chăm sóc khách hàng hiệu quả
- Được hỗ trợ nhanh chóng từ nhà cung cấp…
Nhược điểm
Nếu như quản lý bán hàng bằng Excel là phiên bản cung cấp đến người dùng hoàn toàn miễn phí. Thì sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ mất phí cho nhà cung cấp. Một số phần mềm miễn phí nhưng muốn sử dụng tính năng nâng cao phải trả phí. Do đó người dùng phải chuẩn bị chi phí khi mua phần mềm về sử dụng.
Quản lý bán hàng bằng Excel hay phần mềm chuyên dụng tốt hơn?
Cả hai công cụ đi song song với nhau trong công tác quản lý bán hàng. Trước đây, Excel được xem là công cụ tốt, hỗ trợ bán hàng nhanh chóng, tuyệt vời. Tuy nhiên phần mềm chuyên dụng lại ngày càng được ứng dụng công nghệ hiện đại. Phục vụ nhu cầu quản lý đa dạng của người dùng, làm thay đổi nhanh chóng phương thức quản lý. Theo đánh giá, phần mềm bán hàng tích hợp rất nhiều tính năng mới hiệu quả hơn nhiều. Có thể khắc phục những nhược điểm của file quản lý bán hàng bằng excel. Do vậy đang trở thành xu hướng được lựa chọn rộng rãi nhất. Tích hợp theo nhu cầu, phục vụ từ A đến Z mọi hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Phần mềm chuyên dụng nổi bật hơn khi mọi chức năng lưu trữ đầy đủ nhất. Tất cả mọi thông bán hàng từ sản phẩm, khách hàng, kho hàng, nhà cung cấp…được quản lý tự động. Giúp người quản lý dễ dàng tìm lại thông tin. Đặc biệt, với tính năng quản lý tích hợp với thiết bị quét mã vạch tự động. Giúp cho chủ cửa hàng tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức quản lý.
Ở Việt Nam, bối cảnh xu hướng bán hàng đa kênh đang bùng nổ. Các doanh nghiệp kinh doanh không chỉ cần một phần mềm quản lý tốt. Mà còn cần đến giải pháp tích hợp ứng dụng, có thể kết nối với các phân hệ khác. Tạo nên một chu trình khép kín, quản lý tổng thể, hiệu quả cao. Phần mềm quản lý bán hàng chuyên dụng chính là lựa chọn hoàn hảo nhất.
Kết luận
Qua phân tích và đánh giá chi tiết trên đây, dễ dàng nhận thấy phần mềm hữu ích hơn nhiều. Khả năng lấn át và khắc phục những nhược điểm của quản lý bán hàng bằng Excel là không thể phủ nhận. Trong bối cảnh công nghệ phát triển ngày càng vượt bậc với những sáng tạo thông minh. Quản lý bán hàng bằng phần mềm chuyên dụng hứa hẹn sẽ đáp ứng mọi nhu cầu. Giúp quản lý công việc dễ dàng, tiết kiệm thời gian mà vẫn mang đến hiệu quả cao nhất. Bỏ ra một chút kinh phí nhỏ, nhưng đổi lại hiệu quả tối ưu thì chắc chắn không ai có thể chối từ. Thiết kế tính năng thông minh sử dụng cho cả điện thoại di động là lợi thế. Giúp theo dõi, quản lý hoạt động bán hàng bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào.