Việc mở một quán cafe không chỉ đòi hỏi đam mê và ý tưởng sáng tạo mà còn cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính. Hiểu rõ chi phí mở quán cafe sẽ giúp bạn lên kế hoạch hợp lý, tránh phát sinh không mong muốn và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ ngay từ đầu. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cùng bạn tổng hợp chi tiết các khoản chi phí cần chuẩn bị và hướng dẫn cách dự toán chính xác để bạn tự tin bắt đầu hành trình kinh doanh cafe.
Tổng hợp các khoản chi phí mở quán cafe cần chuẩn bị đầy đủ
Trước khi bắt tay vào kinh doanh, việc nắm rõ chi phí để mở 1 quán cafe là bước quan trọng giúp bạn chuẩn bị ngân sách phù hợp. Dưới đây là tổng hợp các khoản chi phí cần chuẩn bị đầy đủ để quán cafe hoạt động hiệu quả từ những ngày đầu tiên:
Chi phí thuê mặt bằng kinh doanh quán cafe
Chi phí thuê mặt bằng là một trong những khoản lớn trong tổng chi phí mở quán cafe, tùy thuộc vào vị trí, diện tích và lưu lượng người qua lại. Mặt bằng ở khu trung tâm thường có giá cao, ví dụ khoảng 150 triệu đồng/năm cho diện tích 50m², nhưng lại có lợi thế về khách hàng tiềm năng. Người mới kinh doanh nên cân nhắc chọn mặt bằng phù hợp với mô hình và ngân sách, tránh gánh nặng tài chính. Ngoài ra, hợp đồng thuê thường kéo dài 2 – 3 năm, vì vậy cần dự trù kinh phí dài hạn để đảm bảo hoạt động ổn định.
Xem thêm: Tổng Hợp Các Loại Ghế Sofa Phổ Biến Nhất Thị Trường Hiện Nay
Chi phí xây dựng và trang trí quán cafe
Một phần quan trọng trong chi phí mở quán cafe chính là xây dựng và trang trí không gian quán. Nếu bạn tự thiết kế và thi công, chi phí có thể giảm đáng kể nhưng yêu cầu có kinh nghiệm thực tế. Ngược lại, khi thuê đơn vị chuyên nghiệp, mức giá cho một quán quy mô vừa thường dao động từ 50 – 80 triệu đồng. Dù chọn cách nào, hãy đảm bảo thiết kế quán hài hòa với phong cách và thị hiếu của khách hàng mục tiêu để tạo dấu ấn riêng và thu hút khách ngay từ cái nhìn đầu tiên.
Chi phí trang bị cơ sở vật chất ban đầu
Trang bị cơ sở vật chất ban đầu là yếu tố không thể thiếu trong tổng chi phí mở quán cafe, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Các hạng mục cần đầu tư gồm bàn ghế, tủ mát, máy pha cafe, máy lạnh, hệ thống âm thanh… Theo kinh nghiệm thực tế, với quán có diện tích khoảng 120m², chi phí đầu tư có thể lên đến 120 triệu đồng. Để tiết kiệm, bạn có thể mua thiết bị đã qua sử dụng nhưng cần kiểm tra kỹ chất lượng. Việc khảo sát giá từ nhiều nhà cung cấp cũng giúp tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo đầy đủ trang thiết bị cần thiết.
Chi phí mua nguyên vật liệu và đồ dùng
Trong tổng chi phí mở quán cà phê, khoản dành cho nguyên vật liệu và đồ dùng là phần không thể thiếu, ảnh hưởng đến chất lượng đồ uống và dịch vụ. Bạn cần chuẩn bị các nguyên liệu như cà phê, trà, sữa, siro, trái cây… cùng các vật dụng như ly, ống hút, khăn giấy,… Chi phí có thể dao động tùy theo loại nguyên liệu, số lượng và thời điểm mua. Để tiết kiệm, nên lập kế hoạch mua sắm rõ ràng, mua số lượng lớn và lựa chọn nhà cung cấp uy tín với mức giá hợp lý, đảm bảo chất lượng ổn định cho quán.
Xem thêm: Những Phương Thức Thanh Toán trên Alibaba HOT Nhất Hiện Nay
Chi phí đầu tư phần mềm quản lý quán cafe
Trong thời đại số, chi phí để mở quán cà phê không thể thiếu khoản đầu tư vào phần mềm quản lý nhằm tăng hiệu quả vận hành. Một số giải pháp phổ biến gồm:
- Hệ thống POS: Quản lý đơn hàng, thanh toán, tồn kho và báo cáo.
- Đặt hàng trực tuyến: Quản lý menu và đơn hàng online, chi phí khoảng 99 USD/tháng.
- Ứng dụng di động: Tăng trải nghiệm khách, chi phí phát triển từ 5.000 – 20.000 USD.
- Phần mềm CRM: Quản lý khách hàng, giá từ 10 – 100 USD/người dùng/tháng.
- Phần mềm kế toán: Theo dõi tài chính, chi phí 20 – 60 USD/tháng.
- Quản lý nhân sự: Sắp xếp lịch làm việc, khoảng 20 USD/tháng.
- Quản lý tồn kho: Giám sát nguyên liệu, chi phí từ 50 – 200 USD/tháng.
Tùy vào quy mô và nhu cầu, bạn nên chọn giải pháp phù hợp để tối ưu chi phí và hiệu quả kinh doanh.
Chi phí tuyển dụng và trả lương nhân sự
Trong chi phí mở quán cafe, khoản dành cho nhân sự bao gồm cả tiền lương và chi phí đào tạo ban đầu. Tùy vào mô hình kinh doanh, bạn có thể cần nhân viên pha chế, phục vụ, thu ngân hoặc quản lý. Mức lương thay đổi theo kinh nghiệm và khu vực hoạt động. Ngoài ra, việc đào tạo kỹ năng phục vụ, pha chế và giao tiếp là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ. Chủ quán nên lên kế hoạch ngân sách phù hợp cho cả thuê và đào tạo nhân viên nhằm duy trì hiệu quả vận hành và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
Xem thêm: TOP 7 Công Ty Mài Sàn Bê Tông Tại TPHCM
Chi phí cho hoạt động marketing quán cafe
Đầu tư cho marketing là một phần không thể thiếu trong chi phí mở quán cafe, giúp thu hút khách hàng và xây dựng thương hiệu. Ngân sách marketing nên chiếm khoảng 3–6% doanh thu, tùy theo chiến lược và quy mô quán. Bạn có thể triển khai các hình thức sau:
- Quảng cáo online như Google Ads, Facebook Ads
- Marketing offline qua tờ rơi, sự kiện, quảng cáo báo chí
- Hợp tác với KOL, Influencer để giới thiệu sản phẩm
Ngoài ra, các chương trình khuyến mãi, tích điểm, tặng quà sinh nhật hay giới thiệu bạn bè cũng là cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Hãy chọn phương án phù hợp với khách hàng mục tiêu để đạt hiệu quả tối ưu.
Chi phí làm giấy phép kinh doanh quán cafe
Trong các chi phí khi mở quán cafe, chi phí làm giấy phép kinh doanh là khoản bắt buộc để quán hoạt động hợp pháp. Tùy theo mô hình và vị trí, bạn có thể cần chuẩn bị:
- Giấy phép kinh doanh (hộ cá thể hoặc doanh nghiệp)
- Giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm
- Giấy phép phòng cháy chữa cháy
- Giấy phép treo bảng hiệu theo quy định địa phương
Ngoài lệ phí cấp phép, nếu đăng ký theo hình thức doanh nghiệp, bạn còn cần dự trù chi phí khai báo thuế, thành lập công ty, phí dịch vụ kế toán… Việc chuẩn bị đầy đủ sẽ giúp quán hoạt động ổn định và tránh rủi ro pháp lý.
Xem thêm: Bỏ Túi Kinh Nghiệm Du Lịch Mèo Vạc Hà Giang Từ A-Z Cho Người Mới
Chi phí vận hành và duy trì quán cafe mỗi tháng
Sau khi quán đi vào hoạt động, bạn cần tính đến chi phí vận hành hàng tháng – một phần không thể thiếu trong tổng chi phí mở quán cafe. Các khoản chi này bao gồm:
- Điện, nước, Internet, rác thải
- Vật tư tiêu hao: bao rác, khăn lau, ly cốc, nước lau sàn…
- In ấn menu, hóa đơn, voucher
- Sửa chữa thiết bị, bảo trì định kỳ
- Chi phí truyền hình (nếu phục vụ xem bóng đá)
- Quỹ dự phòng cho các phát sinh như thay vật dụng hỏng, đồng phục, giặt ủi…
Việc quản lý và dự trù hợp lý các khoản chi này sẽ giúp quán vận hành ổn định, tránh thiếu hụt ngân sách.
Hướng dẫn cách lập bảng dự trù chi phí mở quán cafe chính xác
Sau khi đã hiểu rõ từng khoản trong chi phí mở quán cafe, việc lập bảng dự toán cụ thể sẽ giúp bạn xác định rõ số vốn cần chuẩn bị và lên kế hoạch tài chính hiệu quả. Dưới đây là các bước quan trọng để bạn thực hiện:
- Bước 1 – Xác định mô hình và quy mô quán: Cân nhắc diện tích, số lượng bàn ghế, thiết bị và nhân sự để xác định mức đầu tư phù hợp.
- Bước 2 – Khảo sát thị trường và so sánh giá: Tìm hiểu giá thành các thiết bị, nguyên vật liệu và dịch vụ qua nhiều nhà cung cấp để có lựa chọn tối ưu.
- Bước 3 – Tính toán và phân bổ ngân sách: Chia ngân sách theo từng hạng mục chi tiêu cụ thể, đảm bảo không vượt quá khả năng tài chính.
- Bước 4 – Lập bảng chi phí chi tiết: Tổng hợp các chi phí và lập bảng kế hoạch để dễ dàng theo dõi, điều chỉnh nếu cần.
Bạn có thể tham khảo bảng dự trù chi phí sau đây cho một quán cafe quy mô vừa:
| Hạng mục | Tỷ lệ đầu tư | Chi phí dự kiến (VNĐ) |
| Thuê mặt bằng | 33% | 90.000.000 |
| Thiết kế & cải tạo quán (sơn, trang trí, điện…) | 25% | 70.000.000 |
| Cơ sở vật chất (máy pha cafe, âm thanh…) | 25% | 70.000.000 |
| Nguyên vật liệu pha chế | 4% | 10.000.000 |
| Nhân sự (lương tháng đầu, đào tạo) | 5% | 15.000.000 |
| Chi phí marketing | 1% | 3.000.000 |
| Chi phí phát sinh | 5% | 15.000.000 |
| Chi phí khai trương | 1% | 2.000.000 |
| Chi phí khác | 1% | 2.000.000 |
| Tổng cộng | 100% | 277.000.000 |
Xem thêm: Kinh Nghiệm Đi Cắm Trại Mang Lại Trải Nghiệm Tốt Nhất Cho Người Mới
Địa chỉ mua máy pha cafe chính hãng, giá tốt để kinh doanh
Khi chuẩn bị đầu tư vào thiết bị pha chế, việc chọn máy chất lượng và giá hợp lý là bước quan trọng trong tổng chi phí mở quán cafe. Thế Giới Máy Pha là đơn vị phân phối được nhiều chủ quán tin tưởng lựa chọn để đảm bảo hiệu quả kinh doanh bước đầu.
Thế Giới Máy Pha chuyên cung cấp máy pha cà phê nhập khẩu chính hãng từ các thương hiệu danh tiếng như Faema, Nuova Simonelli, Casadio, Gaggia, Breville… Sản phẩm đa dạng từ máy bán tự động, máy chuyên nghiệp đến máy pha dành cho quán vừa và nhỏ, đáp ứng đầy đủ nhu cầu dùng trong kinh doanh quán cafe tại Việt Nam.
Với hơn 20.000 sản phẩm lắp đặt trên khắp 63 tỉnh thành mỗi năm, Thế Giới Máy Pha cam kết chất lượng hoạt động ổn định, linh kiện đầy đủ và chính sách bảo hành minh bạch. Giá cả hợp lý, đa dạng phân khúc giúp chủ quán mới dễ dàng chọn được model phù hợp với ngân sách và quy mô kinh doanh.
Hãy liên hệ với Thế Giới Máy Pha để nhận tư vấn báo giá máy pha cà phê chi tiết và chọn giải pháp máy pha phù hợp với mô hình quán của bạn ngay hôm nay!
- Địa chỉ 1: Số 638/45/4, Đ. Lê Trọng Tấn, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh
- Địa chỉ 2: J01–L16, An Phú Shop Villa, KĐT. Dương Nội, P. Dương Nội, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội
- Hotline: 0899 999 419
- Website: thegioimaypha.com
Như vậy, chi phí mở quán cafe bao gồm nhiều hạng mục khác nhau, từ mặt bằng, trang thiết bị đến nhân sự và marketing. Việc lập kế hoạch tài chính rõ ràng và chi tiết ngay từ đầu sẽ giúp bạn kiểm soát tốt nguồn vốn và giảm thiểu rủi ro khi khởi nghiệp. Hy vọng bài viết này của Impactthrift đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để chuẩn bị đầy đủ và tự tin bắt đầu hành trình kinh doanh quán cafe của riêng mình.
Xem thêm: So Sánh Deezer Và Spotify: Dịch Vụ Stream Nhạc Nào Tốt Hơn?