Chúng tôi từng gặp không ít chủ shop chi cả chục triệu cho một gói dịch vụ trọn gói, nhưng ba tháng sau vẫn chưa thấy đơn mới nào tăng thêm. Chính những trường hợp như vậy khiến đội ngũ chúng tôi muốn chia sẻ top 5 kinh nghiệm thực tế về dịch vụ doanh nghiệp mà bên mình đúc kết qua nhiều dự án khác nhau. Mục tiêu rất đơn giản: giúp bạn chọn đúng dịch vụ, đúng nhu cầu và đúng ngân sách. Nếu bạn đang kinh doanh nhỏ và phân vân nên thuê ngoài việc gì, bài này sẽ giúp bạn có một khung suy nghĩ rõ ràng hơn.
Doanh nghiệp nhỏ thường trả tiền sai chỗ ở đâu?
Chúng tôi nhớ đến một chủ shop đồ cũ từng làm việc cùng đội ngũ. Anh thuê một gói marketing trọn gói với mức giá khá cao. Gói ấy gồm chạy quảng cáo, viết bài, thiết kế ảnh và quản trị fanpage. Nghe qua thì đầy đủ. Nhưng khi ngồi lại cùng nhau, chúng tôi nhận ra shop của anh thực sự chỉ cần hai việc: chụp lại ảnh sản phẩm cho rõ ràng và trả lời tin nhắn khách nhanh hơn. Hai việc đó tốn ít chi phí hơn rất nhiều.
Vấn đề nằm ở chỗ doanh nghiệp nhỏ thường chưa biết rõ điểm nghẽn của chính mình. Khi chưa nắm được mình đang thiếu gì, người ta dễ mua cả gói cho chắc ăn. Phần lớn ngân sách vì thế rơi vào những hạng mục ít tạo ra tác động thật. Bạn thử nhìn lại hóa đơn tháng trước, rồi đếm xem có bao nhiêu khoản bạn thực sự dùng đến.
Chi phí ẩn cũng là một cái bẫy đáng lo. Phí phát sinh, phí duy trì hằng tháng hay phí chỉnh sửa ngoài phạm vi có thể bào mòn quỹ rất nhanh. Một khoản tưởng nhỏ nhân lên 12 tháng sẽ thành con số không hề nhỏ.
Dưới đây là năm kinh nghiệm giúp bạn tránh những lỗi này. Chúng không phải công thức cứng nhắc, nhưng được rút ra từ nhiều lĩnh vực khác nhau như kế toán, vận hành, marketing và công nghệ.
Vì sao chúng tôi chọn năm kinh nghiệm này?
Điều chúng tôi để ý là các nguyên tắc này lặp lại ở rất nhiều lĩnh vực. Việc cần biết mình muốn gì trước khi mua thì đúng với kế toán, đúng với marketing, và cũng đúng với thiết kế website. Những mẹo chỉ hiệu quả trong một mảng hẹp đã bị loại khỏi danh sách.
Bài viết hướng đến hộ kinh doanh, shop online và startup dưới 10 nhân sự, tức những đơn vị chưa có bộ phận mua hàng chuyên trách. Nếu bạn là doanh nghiệp lớn có phòng ban riêng, một vài điểm vẫn hữu ích, nhưng cách áp dụng sẽ khác đi. Hoàn cảnh mỗi đơn vị một khác, vì vậy bạn nên đối chiếu lại với thực tế của mình trước khi ra quyết định.
Kinh nghiệm 1: Xác định vấn đề trước khi tìm nhà cung cấp
Đây là bước hay bị bỏ qua nhất. Trước khi liên hệ bất kỳ đơn vị nào, hãy viết ra ba việc đang ngốn nhiều thời gian nhất trong tuần của bạn. Có thể là đăng sản phẩm lên sàn, làm bảng lương hay trả lời khách qua tin nhắn. Khi nhìn lại danh sách ấy, bạn sẽ thấy rõ việc nào thực sự kéo lùi công việc.
Sau đó, hãy tách riêng “cần làm” và “muốn làm”. Có một website đẹp là một mong muốn, còn một kênh bán hàng đang vận hành mới là nhu cầu. Khi viết ra giấy, bạn sẽ thấy nhiều thứ mình tưởng là cần thật ra chỉ là mong muốn nhất thời.
Cũng đừng vội thuê ngoài mọi việc. Những công việc lặp lại hằng ngày và gắn với bí quyết riêng của shop thường nên giữ lại làm nội bộ, vì đó là phần khách hàng thật sự nhận ra giá trị của bạn. Thuê ngoài đúng chỗ mới thật sự tiết kiệm. Bạn có thể đọc thêm về cách chọn mua đồ gia dụng cũ tránh mua nhầm hàng kém để thấy rõ hơn ranh giới giữa việc đáng mua và việc nên tự làm.
Kinh nghiệm 2: So báo giá theo phạm vi công việc chứ đừng chỉ nhìn con số
Khi nhận báo giá, đừng dừng lại ở con số cuối cùng. Hai báo giá cùng ghi 10 triệu có thể làm hai việc hoàn toàn khác nhau. Câu hỏi quan trọng hơn là báo giá đó bao gồm những gì, và mỗi hạng mục được bàn giao ra sao.
Hãy yêu cầu một bảng phạm vi chi tiết, trong đó ghi rõ đầu việc, sản phẩm bàn giao và thời hạn hoàn thành. Nếu nhà cung cấp ngần ngại viết ra, đó đã là một tín hiệu đáng cân nhắc. Một đơn vị làm việc nghiêm túc thường sẵn sàng giải thích từng dòng cho khách hiểu.
Cũng nên cảnh giác với báo giá rẻ bất thường. Thường thì chúng thiếu một hạng mục nào đó và bạn sẽ phải trả thêm khi cần. Hãy đặt các báo giá cạnh nhau và soi từng dòng, đặc biệt ở phần phí phát sinh. Khi so sánh, bạn có thể tự hỏi: báo giá nào ghi rõ sản phẩm bàn giao, thời gian thực hiện có được cam kết bằng số ngày cụ thể không, và các khoản phát sinh được tính theo cách nào.
Kinh nghiệm 3: Kiểm tra năng lực qua case thực tế và khách hàng cũ
Đừng chỉ tin vào lời giới thiệu trên trang chủ. Hãy đề nghị nhà cung cấp chia sẻ hai đến ba trường hợp đã thực hiện, kèm số liệu cụ thể và quy mô gần với doanh nghiệp của bạn. Một đơn vị từng làm cho tập đoàn lớn chưa chắc hiểu được nhu cầu của một shop nhỏ, dù kỹ năng của họ có tốt đến đâu.
Sau đó, bạn nên liên hệ trực tiếp với một khách hàng cũ. Hỏi họ về tiến độ, cách xử lý khi có sự cố và thái độ phục vụ sau khi đã nhận tiền. Những câu trả lời thật thường cho bạn nhiều thông tin hơn bất kỳ bản giới thiệu nào. Chúng tôi từng gợi ý khách làm đúng như vậy và họ thường phát hiện ra những điểm mà bản case study không hề nhắc tới.
Lưu ý rằng các case study thường được chọn lọc kỹ. Đối chiếu với nhiều nguồn, và đặt thêm vài câu hỏi về phần khó khăn mà họ đã gặp, là cách để có bức tranh đầy đủ hơn.
Kinh nghiệm 4: Thống nhất cách đo kết quả và điều khoản dừng hợp đồng
Trước khi ký, hãy cùng nhà cung cấp thống nhất cách đo hiệu quả. Chọn hai đến ba chỉ số đo lường được, chẳng hạn doanh thu, số đơn hàng hoặc thời gian xử lý một yêu cầu. Thiếu chỉ số rõ ràng, bạn sẽ khó biết dịch vụ có đang phát huy tác dụng hay không, và cuộc trao đổi sau này rất dễ rơi vào cảm tính.
Đồng thời, hãy ghi rõ điều kiện chấm dứt hợp đồng và cách bàn giao dữ liệu. Có những doanh nghiệp khi muốn dừng mới phát hiện không lấy lại được tài khoản quảng cáo, file thiết kế hay danh sách khách hàng của chính mình. Đó là bài học đau đớn mà đội ngũ chúng tôi đã chứng kiến nhiều lần. Một số điều khoản nên có trong hợp đồng dịch vụ gồm phạm vi công việc, thời hạn thanh toán, quyền sở hữu tài khoản và dữ liệu, cùng điều kiện báo trước khi chấm dứt.
Kinh nghiệm 5: Dùng thử quy mô nhỏ trước khi ký dài hạn
Cách an toàn nhất là thử trước. Bạn có thể chọn gói một đến hai tháng, hoặc một đầu việc độc lập có thể đo được. Nhờ vậy, bạn có thời gian đánh giá mà chưa phải cam kết lâu dài. Một shop nhỏ mà bên mình từng đồng hành đã bắt đầu bằng đúng cách này, và chỉ gia hạn khi thấy kết quả rõ ràng.
Trong giai đoạn thử, hãy dùng một checklist đơn giản để chấm điểm: nhà cung cấp có phản hồi nhanh không, chất lượng có đúng như đã hứa không, và có tuân thủ thời hạn không. Ghi lại từng tuần để có dữ liệu so sánh rõ ràng thay vì chỉ dựa vào cảm giác.
Dĩ nhiên, thời gian thử ngắn không phản ánh hết hiệu quả dài hạn. Một chiến dịch có thể rất ổn trong tháng đầu nhưng chững lại vào tháng thứ tư. Vì vậy, hãy xem kết quả thử nghiệm là một tín hiệu quan trọng chứ đừng coi đó là kết luận cuối cùng.
Công cụ hỗ trợ so sánh và quản lý nhà cung cấp
Với vài đối tác, một bảng tính đơn giản là đủ để so báo giá và theo dõi tiến độ. Nhưng khi số lượng hợp đồng tăng lên, bạn sẽ cần công cụ quản lý tốt hơn để không bỏ lỡ hạn thanh toán hay thời điểm gia hạn. Bạn có thể tham khảo các hệ thống quản lý dịch vụ doanh nghiệp để theo dõi tiến độ và chi phí. Tuy vậy, hãy kiểm chứng kỹ tính năng thực tế trước khi dùng, vì mỗi công cụ có thế mạnh và giới hạn riêng. Nếu bạn đang mở rộng kênh bán, có thể xem thêm top 10 phần mềm quản lý bán hàng hiệu quả cho doanh nghiệp để hình dung rõ hơn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ nên thuê ngoài dịch vụ nào trước?
Thông thường là những việc tốn nhiều thời gian nhưng không đòi hỏi bí quyết riêng, như kế toán cơ bản, chụp và chỉnh ảnh sản phẩm hoặc xử lý đơn trên sàn. Những việc gắn với chiến lược và khách hàng cốt lõi nên giữ lại làm nội bộ.
Làm sao biết một báo giá dịch vụ là hợp lý?
Hãy so sánh ít nhất ba báo giá có cùng phạm vi, rồi kiểm tra từng hạng mục xem có được ghi rõ không. Một báo giá đáng tin thường có bảng bàn giao chi tiết và điều kiện phát sinh minh bạch.
Có nên ký hợp đồng dài hạn ngay từ đầu không?
Thường thì không nên. Hãy thử gói ngắn hạn để đánh giá chất lượng và cách phối hợp. Khi đã hài lòng và có dữ liệu trong tay, bạn mới nên cân nhắc gia hạn dài hơn.
Nếu nhà cung cấp làm không tốt thì xử lý thế nào?
Trước hết hãy trao đổi bằng văn bản về những điểm chưa đạt, kèm mốc thời gian khắc phục. Nếu vẫn không cải thiện, đối chiếu với điều khoản chấm dứt trong hợp đồng và tìm đến hỗ trợ pháp lý khi cần. Đó cũng là lý do vì sao điều khoản rõ ràng ngay từ đầu quan trọng đến vậy.
Chọn dịch vụ doanh nghiệp không phải chuyện may rủi. Khi xác định đúng nhu cầu, so báo giá theo phạm vi, kiểm chứng năng lực, thống nhất cách đo kết quả và thử nghiệm trước, bạn sẽ giảm đáng kể nguy cơ trả tiền oan. Chúc bạn tìm được đối tác phù hợp và tiết kiệm được ngân sách thật sự.